5 Cara untuk Meningkatkan Manajemen Beban Karyawan Anda

5 Cara untuk Meningkatkan Manajemen Beban Karyawan Anda
Isi Artikel:
Sudahkah Anda menemukan lubang besar dalam anggaran Anda hanya untuk mengetahui bahwa mereka semakin banyak disebabkan oleh biaya karyawan yang tidak terhitung? Rekening pengeluaran perusahaan merupakan fitur bisnis yang hebat namun juga dapat merugikan mereka jika tidak dikelola dengan tepat. Entah Anda membuang-buang departemen akuntansi atau jam manajemen yang mengejar laporan pengeluaran atau kehilangan ribuan dolar dalam biaya yang tidak dapat dibenarkan, kemungkinan besar Anda akan mengala

Sudahkah Anda menemukan lubang besar dalam anggaran Anda hanya untuk mengetahui bahwa mereka semakin banyak disebabkan oleh biaya karyawan yang tidak terhitung? Rekening pengeluaran perusahaan merupakan fitur bisnis yang hebat namun juga dapat merugikan mereka jika tidak dikelola dengan tepat. Entah Anda membuang-buang departemen akuntansi atau jam manajemen yang mengejar laporan pengeluaran atau kehilangan ribuan dolar dalam biaya yang tidak dapat dibenarkan, kemungkinan besar Anda akan mengalami beberapa masalah arus kas utama cepat atau lambat.

Dari memberi insentif pada perilaku yang lebih baik untuk meningkatkan keterbatasan, berikut adalah beberapa cara untuk memperbaiki keseluruhan pengelolaan pengeluaran Anda.

  1. Batasi akun pengeluaran.

    Jika Anda mengalami masalah dalam menjepit biaya rekening pengeluaran, membatasi jumlah akun aktif adalah salah satu cara agar biaya tidak terkendali. Gunakan penyedia kartu kredit yang mendukung pembuatan kartu karyawan dengan topi pengeluaran tertentu, atau sediakan uang tunai dengan pembayaran per diem. Jika seorang karyawan membutuhkan biaya di luar jumlah yang ditetapkan, memerlukan kuitansi dan pembenaran untuk pengeluaran akun. Anda mungkin ingin mengambil langkah ekstra ini dengan menentukan alokasi berdasarkan posisi atau kepemilikan karyawan untuk menjaga agar proses tetap terstruktur dan dapat dipahami saat perusahaan Anda tumbuh.

  2. Berikan insentif untuk mendorong pelacakan biaya.

    Pelacakan biaya adalah tanggung jawab lain yang mungkin tidak diinginkan oleh karyawan Anda. Menambahkan lebih banyak dokumen saat mereka melakukan perjalanan bisnis bisa membuat frustrasi, jadi beri mereka insentif untuk melakukannya. Berikan tunjangan tambahan atau pembayaran di diem untuk pengiriman tepat waktu, mungkin dalam bentuk kontes di departemen atau perusahaan. Beberapa fasilitas untuk dipertimbangkan bisa mencakup hadiah kecil, pengakuan karyawan atau makan siang. Jajak pendapat karyawan Anda untuk mengetahui tunjangan apa yang ingin mereka terima dan kemudian menciptakan standar dan batasan untuk mengeluarkan penghargaan sehingga karyawan tahu apa yang harus dituju.

  1. Mengklarifikasi biaya yang dapat diterima dan tidak dapat diterima.

    Menurut Anda, apa itu biaya karyawan yang dapat diterima dan apa yang dipikirkan seorang karyawan mungkin dua hal yang berbeda. Alih-alih memiliki argumen dengan karyawan mengenai biaya yang tidak perlu, buatlah manual operasional yang menentukan dengan tepat apa yang Anda anggap biaya yang dapat diterima untuk biaya umum seperti makan siang, makan malam, dan perlengkapan bisnis. Ini harus mencakup batasan biaya yang maksimum seperti tiket penerbangan, makan atau hotel dan upgrade alamat dan add-on yang mungkin tergoda oleh karyawan Anda untuk ditambahkan ke akun pengeluaran mereka. Wajar dan dapat dibenarkan harus dijelaskan dengan istilah yang paling langsung dan paling jelas.

  1. Menyinkronkan pernyataan kartu perusahaan dengan perangkat lunak akuntansi.

    Banyak program akuntansi menarik transaksi kartu secara langsung dari kartu kredit sehingga Anda tidak menghabiskan banyak waktu untuk mencocokkan kuitansi dengan transaksi.Anda juga dapat meminta karyawan untuk menggunakan perangkat lunak pelacakan dan pelaporan biaya sehingga mereka dapat memindai dan mencocokkan kuitansi secara real-time. Ini akan membantu menjaga semuanya terkoordinasi - dan membantu Anda menunjukkan pelanggaran peraturan biaya yang dapat diterima.

  2. Mengotomatisasi pembatasan biaya.

    Gunakan sistem manajemen biaya yang memungkinkan Anda menentukan parameter biaya biaya, kategori, dan biaya yang tidak dapat diterima. Bila Anda menangani biaya ini secara otomatis, Anda mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan sistem ini. Jika ada masalah besar, sistem ini membawa perhatian Anda tanpa memerlukan masukan Anda dari hari ke hari. Beri karyawan kesempatan untuk melihat bagaimana software ini bekerja sehingga mereka mengerti bagaimana Anda akan memantau pengeluaran mereka. Hal ini akan membantu mengurangi secara dramatis jumlah karyawan yang melanggar peraturan pengeluaran.

Akhirnya, jangan lupa bahwa beberapa karyawan mungkin tidak "mengerti". Anda dapat mempertimbangkan untuk mencabut hak istimewa akun pengeluaran karyawan yang terus melanggar peraturan perusahaan dan malah memerlukan pengeluaran awal mereka.

Dengan hanya mengganti biaya yang dapat diterima, Anda hampir harus menghilangkan potensi pelanggaran. Tentu, ingatlah bahwa karyawan yang harus memiliki biaya besar mungkin tidak memiliki sumber daya pribadi untuk melakukan hal ini-bekerja untuk perusahaan Anda seharusnya tidak menimbulkan beban yang tidak semestinya pada karyawan Anda. Dengan menemukan titik temu yang harmonis, perusahaan Anda, karyawan Anda dan manajemen pengeluaran Anda semua harus menemukan cara yang lebih produktif.