Sebelum Anda Membeli Software Akuntansi untuk Usaha Kecil Anda

Sebelum Anda Membeli Perangkat Lunak Akuntansi Bisnis Kecil
Isi Artikel:
Perangkat lunak akuntansi dapat menjadi alat yang hebat untuk bisnis kecil Anda, memungkinkan Anda untuk melacak semua data keuangan Anda, dan dengan mudah menghasilkan laporan untuk perencanaan yang efektif. (Baca lebih lanjut tentang keuntungan dari perangkat lunak akuntansi bisnis kecil.) Tetapi karena Anda sering menggunakan perangkat lunak akuntansi, penting untuk memastikan bahwa Anda memilih perangkat lunak akuntansi yang sesuai untuk bisnis dan kebutuhan Anda.

Perangkat lunak akuntansi dapat menjadi alat yang hebat untuk bisnis kecil Anda, memungkinkan Anda untuk melacak semua data keuangan Anda, dan dengan mudah menghasilkan laporan untuk perencanaan yang efektif. (Baca lebih lanjut tentang keuntungan dari perangkat lunak akuntansi bisnis kecil.)

Tetapi karena Anda sering menggunakan perangkat lunak akuntansi, penting untuk memastikan bahwa Anda memilih perangkat lunak akuntansi yang sesuai untuk bisnis dan kebutuhan Anda.

Is It Mobile-Accessible?

Pasar perangkat lunak akuntansi bisnis kecil telah menerapkan komputasi awan secara besar-besaran. Sebagian besar vendor baru seperti FreshBooks dan Zoho tidak menawarkan versi desktop sama sekali, dan vendor tradisional seperti Intuit (QuickBooks) telah memigrasikan penawaran perangkat lunak desktop mereka ke web dan mengarahkan pelanggan mereka menuju penagihan berbasis berlangganan. Beberapa vendor masih menawarkan versi desktop / cloud desktop atau hibrida.

Versi online sangat ideal untuk pengguna ponsel. Selain mendukung browser web yang paling umum digunakan, mereka biasanya menawarkan aplikasi iPhone / iPad dan Android, membuatnya ideal untuk mengirim faktur dan memasukkan informasi biaya di tempat Anda berada.

Apakah Ini Sesuai dengan Kebutuhan Akuntansi Anda?

Jika Anda adalah pemilik / kontraktor tunggal atau pemilik bisnis kecil tanpa kesempatan dari karyawan, Anda bisa mendapatkan paket akuntansi dasar yang menangani faktur, pelacakan biaya, dan menyediakan kumpulan laporan dasar untuk mengawasi bisnis Anda. .

Biasanya penawaran murah ini sebenarnya bukan paket akuntansi yang benar karena tidak melakukan akuntansi double entry (Piutang Usaha, Hutang Usaha, dan Buku Besar).

Bisnis lebih besar yang memiliki karyawan, digabungkan atau memiliki kebutuhan akuntansi yang lebih besar akan memerlukan paket yang lebih kuat (dan mahal) yang dapat melakukan akuntansi masuk ganda, dan memiliki fitur yang lebih canggih seperti gaji, manajemen persediaan, manajemen proyek, pelanggan manajemen hubungan (CRM), analisis, dan pemilihan laporan yang jauh lebih luas (dan opsi untuk menyesuaikan laporan).

Untungnya sebagian besar penawaran produk memungkinkan Anda memulai dengan paket dasar dan berkembang seiring kebutuhan Anda tumbuh. Ada juga banyak add-on pihak ketiga untuk paket akuntansi yang lebih populer sehingga Anda dapat (misalnya) menambahkan modul penggajian jika vendor tidak menawarkannya (lihat Pengaya QuickBooks).

Fitur lain yang sangat berguna adalah akses akuntan. FreshBooks, misalnya, menawarkan portal untuk akuntan sehingga akuntan Anda dapat mengakses laporan dan entri jurnal FreshBooks Anda yang menghemat informasi pertukaran secara manual.

Apakah Ada Kemudahan Penggunaan Fitur?

  • Apakah perangkat lunak memungkinkan Anda mengirim cek, pesanan pembelian, dan faktur melalui 'Net?
  • Apakah ada kemampuan untuk menautkan secara daring ke rekening bank Anda?
  • Apakah terintegrasi dengan perangkat lunak lain yang sering Anda gunakan, seperti Microsoft Office?
  • Apakah bisa mengonversi data dari program akuntansi atau database lain?
  • Apa yang terjadi jika Anda memutuskan untuk beralih ke paket perangkat lunak lain di masa mendatang - apakah Anda dapat dengan mudah mengekstrak dan memigrasikan data yang ada?

Dengan kata lain, apakah perangkat lunak akuntansi dapat memenuhi semua kebutuhan Anda, sekarang dan di masa depan?

Bagaimana Curahan Curve Curve?

Semua perangkat lunak akuntansi mengklaim "user-friendly", namun Anda masih perlu menginvestasikan waktu untuk belajar bagaimana menggunakannya.

Hal ini sangat penting jika Anda tidak memiliki latar belakang pengetahuan tentang akuntansi; adalah perangkat lunak yang ditujukan untuk profesional akuntansi atau siapa pun bisa mendapatkan kecepatan maksimal dengan cukup cepat?

Perhatikan baik-baik sebelum membeli. Apakah user interface intuitif dan nyaman? Apakah Anda (dan karyawan Anda) dapat duduk dan mempelajarinya, atau apakah Anda memerlukan investasi lebih lanjut dalam pelatihan? Kebanyakan vendor menawarkan masa percobaan gratis (biasanya 30 hari).

Seberapa Baik Pelayanan dan Dukungan Pelanggan?

Dalam hal kurva belajar, bantuan online membuat program. Apakah perangkat lunak akuntansi memiliki fitur seperti tip layar, indeks bantuan yang dapat dicari, demo, dan contoh akun untuk Anda mulai? Apakah ada manual cetak yang tersedia? Dan bagaimana bisa diakses adalah dukungan perusahaan? Lihat ulasan online untuk mendapatkan kesan orang-orang yang telah menggunakan perangkat lunak.

Apakah ini Scalable?

Seberapa mudah atau mahalnya untuk berpindah dari satu pengguna ke multi pengguna? Sebagian besar penawaran perangkat lunak dasar adalah akses pengguna tunggal atau pengguna tunggal + akuntan. Untuk menambahkan pengguna memerlukan upgrade ke rencana yang lebih mahal. Misalnya, "Rencana Dasar" Buku Zoho memungkinkan satu akun + pengguna, "Rencana Standar" memungkinkan dua pengguna + akuntan, dan "Paket Profesional" memungkinkan pengguna tak terbatas (lihat rencana / harga Zoho Books).