Membuat Rencana Harian untuk Bekerja dengan Lebih Efisien



Membuat Rencana Harian untuk Bekerja dengan Lebih Efisien

Langkah pertama dan terpenting yang harus diambil untuk bekerja lebih efisien adalah memiliki rencana harian. Penting agar rencanamu dituliskan di suatu tempat - di kalender, notes pad, atau disimpan di komputer Anda. Jangan hanya melalui daftar periksa mental setiap hari.

Memiliki rencana tertulis adalah suatu keharusan untuk tetap mengganggu pikiran dari belakang kepala Anda dan untuk membantu mencegah bencana karena Anda melupakan sesuatu yang penting.

Sebagian besar wanita akan mendapati bahwa mereka perlu membelok dari rencana harian dari waktu ke waktu, namun jika seseorang akan membantu Anda mengatur waktu Anda dengan lebih baik, bersiaplah untuk proyek-proyek spesifik terlebih dahulu, dan sebuah rencana akan memberi Anda gambaran mental yang lebih jelas tentang semua hal yang harus Anda lakukan.

Menghilangkan Gangguan Harian Dengan Rencana

Jika Anda tiba di tempat kerja setiap hari dan segera terbebani dengan daftar "to do" lama dan kekacauan meja Anda, paling banter, Anda akan berlari ke hari Anda seperti kuda pacuan (dan dengan cepat kelelahan setelah berlari cepat, seperti kuda pacu) dengan fokus pada apa pun yang tampak paling menekan pada waktu tertentu. Kasus terburuknya adalah Anda akan duduk di sebuah funk yang tidak tahu harus mulai dari mana. Either way, hanya "memadamkan api" setiap hari adalah satu-satunya cara paling efisien untuk menyerang beban kerja Anda dan cara terbaik untuk menghabiskan waktu Anda sementara hanya melangkah lebih jauh.

Tanpa rencana, gangguan hari akan cepat mengambil alih: telepon berdering, Anda mulai menjawab email, rekan kerja mulai mengobrol dan sebelum Anda tahu bahwa waktu makan siang telah tiba dan Anda hanya memiliki sedikit ulung.

Rencana harian Anda mungkin termasuk satu jam setiap pagi untuk diselesaikan dengan mengembalikan telepon, memeriksa email sebelum memulai tugas lain, namun hal itu akan melakukan lebih dari sekadar panduan mengenai apa yang harus dilakukan dengan waktumu. Misalnya, jika Anda sengaja menyisihkan waktu satu jam untuk melakukan sesuatu dan Anda melewati batas waktu itu, Anda akan tahu bahwa Anda perlu menyesuaikan rencana Anda untuk hari berikutnya.

Dengan memetakan hari Anda di segmen atau tugas Anda dapat lebih mudah mengidentifikasi area masalah dan waktu efisiensi puncak Anda (misalnya, Anda mungkin kurang efisien setelah makan siang jika Anda menderita kemerosotan sore atau mungkin starter lambat di pagi hari ..

Suatu Rencana Dapat Membantu Anda Menghindari Mengambil Lebih dari yang Bisa Anda Tangani

Orang yang optimis adalah seseorang yang dapat melihat hal positif dalam situasi tertentu pada umumnya akan fokus pada keyakinan bahwa "segala sesuatu mungkin terjadi". Tidak ada yang salah dengan menjadi seorang optimis kecuali jika hal itu membuat Anda meremehkan kemampuan Anda, waktu yang dibutuhkan untuk mencapai sesuatu, dan menghasilkan lebih banyak daripada yang dapat Anda tangani. Seorang realis bisa menjadi orang yang optimis, namun seorang realis juga melihat logistik yang mungkin terlibat dalam menghadapi situasi dan akan menjadi faktor hambatan dan hambatan potensial.

Jika Anda tidak memiliki rencana permainan Anda sendiri yang berbaris untuk hari Anda mungkin memiliki waktu lebih sulit untuk tidak mengatakan kepada orang lain atau mengerjakan proyek tambahan karena Anda memiliki sikap "dapat melakukan" positif yang menimpa kenyataan atau akal sehat. Mudah untuk meremehkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas Anda sendiri apalagi orang lain jika Anda menganggap Anda superwoman dan pandangan cerah adalah semua yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu.

Mengetahui apa yang ada di piring Anda sendiri untuk hari itu, dan setelah menentukan anggaran untuk waktu Anda sendiri untuk tugas tertentu dapat membantu Anda memenuhi tenggat waktu, lakukan lebih banyak dilakukan setiap hari, dan lebih realistis untuk mengerjakan pekerjaan tambahan.

Membuat Rencana Serangan Anda

Sebelum berangkat kerja, putuskan terlebih dahulu apa yang akan Anda fokuskan saat Anda tiba di sana. Lebih baik lagi, rencanakan hari Anda malam sebelumnya dan siapkan meja Anda untuk tugas yang ingin Anda capai di pagi hari. Misalnya, dapatkan file atau bahan bacaan yang disusun pagi hari sehingga Anda bisa langsung masuk, atau memasukkan barang yang perlu Anda ketik atau panggilan telepon untuk dikembalikan sesuai urutan yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya.

Memiliki rencana dapat membantu Anda menciptakan rutinitas yang dapat diprediksi yang pada gilirannya akan membuat Anda lebih siap menghadapi hari-hari kacau ketika atasan atau klien dengan perawatan tinggi menuntut lebih banyak waktu Anda.

Artikel Lainnya Dalam Seri Ini

Cara Bekerja Lebih Cepat dan Lebih Efisien

Langkah 2: Tetapkan Tujuan Kecil dan Periksa Mereka Yang Anda Selaraskan. Membuat daftar dan memeriksa item yang telah Anda capai mungkin terdengar seperti hal lain yang harus dilakukan, namun bila dilakukan dengan benar, menghitung tugas dapat membantu Anda bekerja lebih efisien.

Langkah 3 - Berhenti Menunda, Tapi Merasa Bebas Menunda Kerja Saat Diperlukan. Banyak dari kita menunda-nunda karena kita benci harus melakukannya sejak awal - terutama jika kita merasa hal itu adalah tanggung jawab orang lain.