Sistem Manajemen Waktu yang Benar-Benar Bekerja

Sistem Manajemen Waktu yang Benar-Benar Bekerja
Isi Artikel:
Banyak orang salah menilai pelacakan waktu untuk manajemen waktu. Mereka secara religius melacak segala hal yang mereka lakukan setiap hari, selama berminggu-minggu bahkan berbulan-bulan. Kemudian mereka berhenti melakukannya karena mereka tidak menyadari adanya perubahan positif. Tentu, mereka telah menghilangkan beberapa kejadian dan memprioritaskan beberapa orang lainnya.

Banyak orang salah menilai pelacakan waktu untuk manajemen waktu. Mereka secara religius melacak segala hal yang mereka lakukan setiap hari, selama berminggu-minggu bahkan berbulan-bulan.

Kemudian mereka berhenti melakukannya karena mereka tidak menyadari adanya perubahan positif. Tentu, mereka telah menghilangkan beberapa kejadian dan memprioritaskan beberapa orang lainnya. Tapi mereka belum benar-benar mengelola sesuatu; mereka baru saja mengaturnya kembali Pada akhir hari mereka masih letih dan frustrasi.

Tapi perhatikan bagaimana Anda menghabiskan waktumu bukanlah manajemen waktu. Manajemen waktu adalah tentang membuat perubahan pada cara Anda menghabiskan waktu Anda.

Untuk manajemen waktu yang efektif, Anda harus menerapkan sistem manajemen waktu yang akan membantu Anda melihat di mana perubahan dapat dan harus dilakukan ... yang berarti bahwa langkah pertama manajemen waktu adalah menganalisis bagaimana Anda benar-benar menghabiskan waktu Anda sehingga Anda dapat tentukan perubahan apa yang ingin Anda buat.

Kategorikan untuk Manajemen Waktu yang Efektif

Bagaimana Anda benar-benar mengatur waktu? Rahasianya ada dalam kategori. Lihatlah kalendermu besok. Ini mungkin sudah penuh dengan acara dan aktivitas yang ingin Anda capai. Sewaktu Anda bekerja atau sesudahnya, Anda akan mengisi ruang kosong dengan rincian tentang apa yang sebenarnya Anda lakukan.

Pada akhir hari, lihat daftar dan beri label pada setiap tugas dan / atau acara dengan salah satu kategori berikut. Berapa banyak waktu di hari kerja Anda yang sebenarnya Anda habiskan:

1) Menanggalkan api. Panggilan telepon tak terduga. Sebuah laporan yang diperlukan untuk sebuah pertemuan yang seharusnya sudah dicetak kemarin. File yang hilang yang seharusnya ada di mejamu. Berapa banyak hari Anda yang benar-benar dihabiskan dalam mode krisis? Bagi kebanyakan orang, ini adalah kategori negatif yang menghabiskan energi mereka dan mengganggu produktivitas mereka.

Membantu Mengorganisir File

Cara Mengatur Sistem Manajemen Dokumen

Menguasai Sistem Pengarsipan Anda

10 Tip untuk Mengelola File Elektronik

2) Menghadapi gangguan. Panggilan telepon dan orang-orang yang mampir ke kantor Anda mungkin akan masuk daftar saat Anda menugaskan acara ke kategori ini. Sekali lagi, bagi kebanyakan orang, ini adalah kategori negatif karena mengganggu produktivitas (dan terkadang membunuh).

Bantu Berurusan Dengan Interupsi

Berurusan Dengan Panggilan Telepon Masuk

Tetap dalam Jadwal Saat Bekerja

Menjalankan Bisnis Berbasis Rumah dengan Anak yang Sukses

3) Melakukan tugas yang direncanakan. Ini adalah penggunaan waktu yang paling positif selama hari kerja Anda. Anda memegang kendali dan menyelesaikan apa yang ingin Anda capai. Tugas yang direncanakan dapat mencakup panggilan telepon, pertemuan dengan staf, bahkan menjawab email - jika ini adalah tugas yang Anda masukkan ke dalam agenda Anda.

4) Bekerja tanpa gangguan. Anda mungkin tidak mengerjakan tugas yang telah Anda rencanakan, tapi Anda akan mencapai sesuatu, dan bagi kebanyakan orang, ini adalah cara kerja positif yang sangat produktif.

5) Waktu henti yang tidak terganggu. Saat-saat di hari kerja yang digunakan untuk memberi energi kembali dan berkumpul kembali. Makan siang atau istirahat pertengahan pagi bisa menghitung jika mereka tidak terganggu.

Jika Anda cukup beruntung untuk bekerja dengan perusahaan yang menawarkan fasilitas kerja di tempat atau kamar tidur (Fortune), itu juga penting. Setiap orang membutuhkan sejumlah downtime tanpa gangguan yang dibangun pada hari mereka untuk menjadi produktif selama masa kerja mereka.

Minggu yang lalu adalah kunci masa depan

Sekarang setelah Anda memahami kategori sistem manajemen waktu ini, saatnya menggunakannya untuk menganalisis minggu kerja "khas" Anda. Menggunakan sistem kalender apa pun yang Anda gunakan untuk mendaftar janji temu dan aktivitas dalam kehidupan sehari-hari Anda, kembalilah dan pilih minggu biasa. Pergi melalui entri setiap hari kerja dan mengkategorikan mereka sesuai dengan kategori manajemen waktu di atas jika Anda belum melakukannya. Menjaga total berjalan di bagian bawah setiap hari akan memudahkan untuk melihat bagaimana Anda menghabiskan waktu kerja Anda setiap hari.

Sekarang Anda memiliki data yang Anda perlukan untuk melakukan perubahan pada cara Anda menghabiskan waktu di tempat kerja. Apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu memadamkan api? Maka Anda perlu membuat perubahan organisasional atau fisik untuk mencegah atau menunda krisis konstan ini. Bersihkan dan atur ulang meja Anda, misalnya, sehingga Anda dapat menemukan file yang Anda butuhkan dengan mudah, dan buatlah rutinitas untuk meletakkan file yang Anda butuhkan untuk hari berikutnya di meja kerja Anda sebelum Anda berangkat pada hari itu.

Tidak mendapatkan downtime yang tidak terganggu selama hari kerja anda? Maka Anda perlu Jadwal Waktu untuk Anda. Misalnya, berhenti makan siang di meja kerja Anda dan secara fisik meninggalkan bangunan untuk waktu makan siang yang ditentukan.

Dengan menerapkan kategori pengelolaan waktu kerja saya, dan membuat perubahan yang perlu dilakukan untuk menghabiskan lebih banyak waktu Anda selama hari kerja Anda dalam kategori positif dan sedikit waktu dalam kategori negatif, Anda benar-benar dapat melakukannya secara efektif. mengatur waktu Anda - dan mencapai tujuan sebenarnya dari manajemen waktu, merasa lebih baik.